Selesai & BeroperasiSistem Internal & DashboardAplikasi WebOtomasi Data & Laporan
Sistem Pencatatan & Pelaporan Bimbingan Konseling SMP
Aplikasi web internal untuk digitalisasi pencatatan layanan konseling, rekap data multi-tahun ajaran, dan otomatisasi pengiriman laporan berkala.
Masalah yang diselesaikan:
Pencatatan layanan konseling sebelumnya dilakukan secara manual lewat buku catatan dan spreadsheet terpisah. Hal ini menyebabkan rekap laporan bulanan ke pimpinan sekolah memakan waktu lama, rawan salah hitung, serta riwayat pendampingan siswa terputus setiap pergantian tahun ajaran.
Fitur Utama:
- Histori Siswa Multi-Tahun Ajaran: Data catatan siswa tetap terhubung secara berkelanjutan, dengan modul kenaikan kelas tahunan melalui mekanisme import Excel 2 tahap (tinjau preview validasi baris, lalu konfirmasi permanen).
- Audit Trail & Pengarsipan: Setiap penambahan dan perubahan data tercatat pada log audit (siapa, kapan, dan perubahan data). Penghapusan data menggunakan soft-delete agar rekaman penting tersimpan sebagai arsip.
- Pengiriman Laporan Otomatis: Laporan rekapitulasi format PDF dan Excel digenerate secara otomatis sesuai jadwal dan dikirim langsung ke email pimpinan sekolah tanpa perlu kompilasi manual.
- Statistik & Visualisasi Kasus: Ringkasan visual tren permasalahan siswa per kelas, per bulan, dan per bidang layanan konseling untuk mendukung evaluasi berkala.
- Pemisahan Hak Akses & Keamanan Berkas: Pembatasan akses berbasis peran (Guru BK dan Admin) serta penyimpanan terlindungi untuk dokumen dan foto dokumentasi kegiatan.
Peran:
Pengembang tunggal: analisis kebutuhan, perancangan sistem dan basis data, hingga pengembangan full-stack. Diserahkan siap untuk dipasang di server klien.
Teknologi:
LaravelSvelteInertia.jsTailwind CSSDaisyUIMySQL
Sistem pencatatan dan pelaporan kegiatan Bimbingan Konseling (BK) ini dikembangkan untuk mendigitalkan alur administrasi layanan konseling pada sebuah Sekolah Menengah Pertama Negeri di Indonesia.
Latar Belakang & Kebutuhan
Sebelum adanya sistem ini, guru BK mencatat hasil bimbingan dan insiden siswa pada buku catatan fisik atau file spreadsheet mandiri. Ketiadaan sistem terpusat menimbulkan sejumlah kendala operasional:
- Rekapitulasi Manual yang Lambat: Setiap akhir bulan dan semester, guru harus menghitung manual jumlah kasus per kelas dan kategori untuk diserahkan ke Kepala Sekolah.
- Riwayat Siswa Terputus: Saat siswa naik kelas ke jenjang berikutnya, catatan bimbingan dari tahun ajaran sebelumnya sulit ditelusuri kembali secara cepat.
- Risiko Kehilangan Data: Catatan fisik dan spreadsheet lokal rentan tercecer, terhapus, atau tidak tercatat secara konsisten.
Solusi Teknis & Alur Sistem
Sistem dibangun sebagai aplikasi modular menggunakan Laravel dan Svelte melalui Inertia.js. Pendekatan ini memungkinkan antarmuka pengguna bekerja cepat tanpa reload halaman penuh, dengan validasi dan otorisasi yang terpusat di sisi server.
- Import Bertahap untuk Kenaikan Kelas: Modul kenaikan kelas memverifikasi data Excel siswa berdasarkan NISN, menampilkan ringkasan jumlah siswa naik, tinggal, atau pindah, serta menandai baris yang tidak cocok sebelum data disimpan permanen.
- Audit Trail: Seluruh tindakan penambahan, pengubahan, dan pengarsipan data tercatat dalam audit log untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas antar guru.
- Otomasi Dokumen: Penjadwal tugas (task scheduler) secara rutin mengompilasi statistik bulanan menjadi file PDF dan Excel, lalu mengirimkannya via email kepada Kepala Sekolah.
